Instellen Koppeling met Loket
Stap 1: Vraag een api-gebruikersnaam aan bij uw salarisverwerker.
U ontvangt van uw salarisverwerker een gebruikersnaam en wachtwoord die u nodig heeft bij de volgende stap.
Geef bij uw salarisverwerker aan dat de api-gebruiker de volgende rechten nodig heeft:
- Beheer variabele gegevens
- Raadplegen dienstverbanden
- Raadplegen loonoutput
- Raadplegen beloningen.
De volgende twee pagina's op Loket.nl kunnen hierbij nuttig zijn voor uw salarisverwerker:
Advies: Stuur de gegevens bij voorkeur in het begin van de maand naar Loket. Op deze manier is er nog tijd wanneer de koppeling om de een of andere reden niet werkt.
Stap 2: Laat de salarisverwerker het Loket-formulier invullen
Kopieer de volgende link en stuur dit naar uw contactpersoon van de salarisadministratie:
Formulier Koppeling met Loket. Aan de hand van dit formulier kunnen de juiste looncomponenten gekoppeld worden aan de codes in Loket.
Stap 3: Stel in TactiPlan de koppeling in.
Klik via de pagina 'rapportages' - tabblad 'koppeling' op de knop 'instellingen'. De onderstaande dialoog verschijnt:
Klik hier op 'Maak nu verbinding met Loket.nl' om via de pop-up in te loggen met de api-gebruikersnaam en het wachtwoord.
Klik op 'Login'. Het volgende scherm verschijnt:
Klik op 'Toestaan'.
Stap 4: Stel in TactiPlan per personeelslid 'medewerker in Loket' in.
Om salarisgegevens naar Loket te kunnen sturen, is het nodig dat het personeel in TactiPlan wordt gekoppeld met de personeelsnummers uit Loket. Dit kan via de pagina 'personeel'. Selecteer hiervoor eerst een personeelslid. Voorbeeld:
Kies via het dropdown-menu bij 'medewerker in Loket' (1) de juiste naam zodat automatisch het personeelsnummer geselecteerd wordt. Vul eventueel handmatig de naam in, zodat het personeelslid gemakkelijker gevonden kan worden.
Selecteer vervolgens ook het 'contract in Loket' (2) zodat het juiste verloningsnummer gekoppeld wordt aan het huidige contract.
Meerdere administraties in Loket
Is er sprake van meerdere administraties/bedrijven in Loket? Dan kan de salarisadministratie de toegang voor de api-gebruikersnaam uitbreiden naar meerdere bedrijven in Loket. Zo komt het personeel van de andere bedrijven ook door: dit kan via 'personeel' bij 'medewerker in Loket' geselecteerd worden. Tijdens het verloningsproces worden de gegevens per bedrijf doorgestuurd naar Loket. Dit verloopt automatisch zodra dit via 'personeel' goed gekoppeld staat.
Controle contractsoorten
Voor de ingestelde contractsoorten (vaste medewerker, oproepkracht) worden verschillende gegevens naar Loket gestuurd. Het is van belang dat de contracten goed staan ingesteld. U kunt de contracten controleren op de pagina 'personeel' - tabblad 'overzicht'.
Exporteren gegevens naar Loket.nl
Na het publiceren van de weken via 'urenregistratie' kunt u de variabele gegevens versturen.
Klik hiervoor alle vinkjes aan om de gegevens naar Loket te sturen. Vul het TactiPlan-wachtwoord in en klik op 'exporteren'. Het programma geeft hierna een melding over of het exporteren gelukt is.
Eventuele oorzaken van foutmeldingen na export
In sommige gevallen - bijvoorbeeld bij uitdiensttreding - geeft TactiPlan na het exporteren aan dat de export mislukt is. Voorbeeld:
Oorzaak 1:
Deze foutmelding kan te maken hebben met een personeelslid dat uit dienst is gemeld in Loket, waardoor er geen gegevens meer doorgezet kunnen worden vanuit TactiPlan. Ook al staat er aangegeven dat het 'mislukt' is, zijn voor alle andere personeelsleden wel gegevens doorgezet. Alleen voor het personeelslid dat uit dienst is, kunnen de gegevens nog handmatig worden verstuurd.
Oorzaak 2:
Bovenstaande foutmelding heeft te maken met dat de salarisadministratie het nieuwe boekjaar nog niet heeft open gezet in Loket. Geef door aan de salarisadministratie dat het nieuwe jaar geopend kan worden, zodat de gegevens doorgestuurd kunnen worden vanuit TactiPlan.