Middels een exportbestand worden er gegevens ingelezen in AFAS. Onderstaande looncomponenten kunnen worden geëxporteerd:
- gewerkte uren
- gewerkte dagen
- uitbetaalde plusuren
- uitbetaalde verlofuren
- toeslagen (ort)
- opgenomen verlofuren
- ziekte-uren
- ziektedagen
- zakelijke kilometers
- extra kilometers woon-werk
- gebroken diensten (extra reisdag).
De geregistreerde uren worden gebaseerd op de uren die door de leidinggevende zijn geaccordeerd. Roosters en verlofperiodes kunnen niet worden doorgestuurd via het exportbestand.
Instellen maatexport voor AFAS
Stap 1: Vraag uw salarisverwerker het AFAS-formulier in te vullen
Informeer bij de salarisadministratie welke codes er in AFAS worden gebruikt voor de looncomponenten. Gebruik hiervoor het formulier Exportbestand voor AFAS.
Is het formulier ingevuld? Dan ontvangen wij dit automatisch en kan het exportbestand worden aangemaakt.
Stap 2: Check alle personeelsnummers in TactiPlan
Controleer of alle personeelsnummers staan ingevuld op de pagina 'personeel'. Dit is nodig voor alle contractsoorten waarvoor er gegevens worden doorgezonden via de export, zoals de vaste medewerkers en 0-urencontracters.
Stap 3: Download het exportbestand en stuur het door naar de salarisadministratie
Nadat het Stappenplan urenverwerking is doorlopen, kan het exportbestand gedownload worden via de pagina 'export'. Voorbeeld:
Selecteer hier een maand en klik op 'exporteren' om het bestand te downloaden. Het gedownloade bestand kan via e-mail doorgezet worden naar de salarisadministratie.
Neem contact met ons op zodra er nog een vraag of opmerking is hierover. Naast bovenstaande gegevens is er ook een Rapportage beschikbaar met urengegevens, (reis-)dagen en kilometers. Deze rapportage geeft meer overzicht voor de hoofdgebruikers. Het exportbestand is enkel te gebruiken door de salarisadministratie om direct in te kunnen lezen in AFAS.
Synchronisatie met AFAS
Via de pagina 'personeel' kan er ook een synchronisatie ingesteld worden voor de personeelsgegevens (voornaam, achternaam, geboortedatum en adresgegevens). Dit betekent dat deze gegevens enkel in het salarispakket ingevoerd hoeven te worden zodra er een nieuw personeelslid in dienst komt. In TactiPlan wordt dit dan opgehaald via 'personeel' - tabblad 'synchronisatie'.
Is het nodig dat naw-gegevens van het personeel gesynchroniseerd worden? Zet dan ook het vinkje bij 'gesynchroniseerd' aan. Voorbeeld:
Deze instelling 'personeelssynchronisatie' kan worden aan- of uitgezet. Neem eventueel contact met ons op over een aanpassing in deze instelling. Zowel medewerker in Afas als contract in Afas worden gekoppeld zodat de synchronisatie werkt. Wijzigingen in NAW-gegevens komen dan automatisch door in TactiPlan. Zijn de contracturen onjuist ingevoerd in TactiPlan? Dan verschijnt er een melding bovenaan de pagina. Voorbeeld:
Voor het inrichten van deze synchronisatie is een AFAS-expert nodig die verschillende gegevens kan aanleveren en deze tevens kan instellen in AFAS.